Vad ska man tänka på i en upphandling av affärssystem?

Basera inte upphandling av affärssystem på en kravspecifikation.

För att behålla initiativet i en upphandling av affärssystem är det viktigt att vara förberedd. Väldigt ofta så börjar en upphandling med att en kravspecifikation tas fram. Det är i och för sig viktigt att veta vilka karv som ni ställer när ni går ut med en offertförfrågan. Nackdelen men metoden är att det ofta är svårt att jämföra offerterna och vad som verkligen kommer att levereras. Stora prisskillnader kan förekomma trots att svaren relativt lika eftersom arbetssätt och lösningarna kan variera väldigt mycket. Vad ni verkligen är ute efter är ju det bästa arbetssättet och lösningen men det svaret får ni inte i offerten.

Offerterna ni får in kommer att visa vad det kostar och vilka krav som leverantörerna kan leva upp till. Vad ni inte får svar på är hur leverantörerna tänker sig att lösa uppgiften. För att få svar på den frågan så kommer alla leverantörer att vilja göra en förstudie och ofta även en processkartläggning.

Behåll initiativet i upphandlingen genom att vara väl förberedd.

Vi föreslår ett annorlunda angreppssätt. Gör processkartläggningar på de processer som ska stödjas av systemet. Upprätta även en lista på kritiska framgångsfaktorer som är absoluta måsten för att projektet ska lyckas. De kritiska framgångsfaktorerna är lättare att hålla fokus på innan och under ett projekt än en hel kravspecifikation. Detta är viktigt för alla parter köpare som leverantör och inte minst för alla inblandade i projektet.

Att göra processkartläggningarna har den goda egenskapen att det tvingar er organisation att tänka efter hur ni arbetar. Se till att tänka i en process där begränsningarna i ert nuvarande system inte sätter gränserna för era val. Har ni inte kompetensen att själva göra processkartläggningar så köp in den, det är väl investerade pengar.

När ni nu är riktigt förberedda och organisationen vet vilket systemstöd ni behöver för att lösa era arbetsprocesser är det dags att gå vidare.

I offertförfrågan ska det finnas:

  1. Företagsbeskrivning med hårddata om organisationen och upphandlingen som eventuella krav på hård- och programvara. Transaktionsvolymer, antal användare tidsramar etc.
  2. Processkartläggningarna.
  3. Era kritiska framgångsfaktorer.

I offerten ni får ska ni även kräva att de visar hur de stödjer en av era mest centrala processer med en riktig workshop. Det ger era beslutsfattare och tänkta projektgrupp ett mycket bra beslutsunderlag. Har leverantören uppfattat er process på ett riktigt sätt och har deras personal ett sätt att arbeta som ni känner förtroende för? Att få de svaren tidigt i ett upphandlingsskede sparar mycket tid för er egen organisation och ni kan snabbt identifiera tänkbara leverantörer.