Från enkla webbaserade program till stora heltäckande lösningar. ­Affärssystem kommer idag i många olika former.
– Det är viktigare att välja rätt leverantör än rätt system, tipsar Peter ­Wallén som jobbat i tjugo år med att sälja affärssystem.

Att olika företag har olika behov är en själv­klarhet. Ett grossist­företag ­behöver inte samma datastöd som ett ­till­verknings­företag och ett tjänste­företag har i sin tur helt andra önskemål.
I djungeln av affärssystem finns både system som redan på förhand är ­anpassade att fungera vid speciella behov och system som är byggda för att skräddar­sys i varje enskilt fall.
Det gäller att hitta rätt. En ­amerikansk studie från 2012 visade att bara vartannat företag som ­implementerat ett affärsystem fick ut hälften eller mer av den nytta de förväntat sig. Siffrorna är inte lysande, men de är en förbättring från året innan då endast 42 procent av företagen ansåg att de fått ut halva nyttan.

Kartlägg processerna

Peter Wallen

Peter Wallén – VD på EA system

Peter ­Wallén, idag VD på Visma-partnern EA System, har lång erfarenhet som säljare av affärssystem och ger rådet att förbereda ett inköp mycket noggrant.
– Företagen som ska investera i ett affärssystem har ofta spaltat upp punkter de tycker är viktiga. Risken är att ­krav­specifikationerna beskriver hur företaget fungerar idag, inte hur det ska bli bättre.
Istället tycker Peter att det är värt mödan att lägga ner tid på att tänka ­igenom hur processerna i företaget ­fungerar och kanske göra ett flödesschema.
– Det är ett jobbigare sätt att göra det på, men resultatet blir mycket bättre. Det är lättare för leverantörerna att
svara på hur de stödjer en process än hur de möter specifika krav. De installationer vi har gjort på det här sättet fungerar bättre och resulterar också i en nöjdare kund.

Beskriv detaljerna

Ett exempel på flödesschema kan vara att i detalj beskriva hur order- och leverans­processerna fungerar i företaget. ­Beroende på om order kommer via webben, telefon eller i butik, och hur de sedan processas, krävs olika funktioner i affärssystemet.
– Det är egentligen inte så ­komplicerat att skriva ner de här processerna. De flesta går parallellt och det är också ofta så vi tänker när systemen sedan ska installeras. Då går systemen dessutom fortare att installera.
Hur lång tid det tar att installera ett affärssystem är mycket olika beroende på hur komplexa de är. Peter har jobbat med kunder där installationen tagit ett halvår och andra där den klarades av på en månad.

Primära processer

Dagens ­datoriserade affärssystem kan mycket mer än bara bokföring och fakturering. Till detta har flera andra funktioner, eller moduler, lagts till. ­Beslutsstöd, säljstöd, kassasystem, e-handel, ­lagerhantering, projekthantering och mycket mera går idag att få hjälp med.
Bara för att ett affärssystem består av fler komponenter behöver inte resultatet bli bättre för det enskilda företaget.
– Det är inte säkert att de extra ­modulerna behövs. Det viktigaste är
att de primära processerna går att hantera. Det blir ofta inte av att moduler för till exempel kundrelation, CRM, läggs till.